Doel
De Officemanager is verantwoordelijk voor de voorbereiding, organisatie, coördinatie, regierol, follow-up en ISO werkzaamheden van EPRO en TRAYMORE.
Positie
De Officemanager valt onder verantwoordelijkheid van de directeur en legt derhalve verantwoording af aan de directeur.
Taakgebieden
De volgende taakgebieden behoren tot de werkzaamheden van de allround office manager.
Secretariële werkzaamheden
- Stelt brieven op
- Stelt in overleg de vergaderagenda’s op en verzorgt de notulen van diverse vergaderingen
- Werkt verslagen voortvloeiend uit bovenstaande vergaderingen
- Draagt zorg voor de aanwezigheid van relevante (vergader)stukken
- Beheert het organisatie archief
Telefoon- en correspondentiebehandeling
- Handelt zelfstandig de post, telefoon en e-mail af zodat de directeur tijdig beschikt over de
- informatie benodigd voor het uitvoeren van de eigen functie
- Verwerkt de inkomende post
- Handelt alle uitgaande post af
Agendabeheer
- Beheert de agenda van de directeur
- Maakt afspraken, vergaderingen e.d. en verzendt indien nodig uitnodigingen
- Bewaakt de gemaakte afspraken zodat de directeur zijn agenda altijd actueel is
- Verzorgt de voorzieningen t.b.v. vergaderingen
Personele-, administratieve- en ondersteunende werkzaamheden
- Verricht administratieve handelingen m.b.t. personele zaken zoals verzuimmelding- en administratie, bijhouden personeelsdossiers, doorgeven van salarismutaties en salarisbetalingen
- Verzorgt de afhandeling van interne en externe contacten
- Stuurt winkelpersoneel, administratief medewerker en financieel medewerker van EPRO aan
- Stuurt medewerkers van TRAYMORE
- Werkt nieuwe medewerkers in en begeleidt hen daar waar nodig
- Communiceert interne en externe signalen aan de directeur
Aanspreekpunt voor facilitair beheer en huisvesting
- Fungeert als aanspreekpunt en contactpersoon voor het gebouw op het gebied van schoonmaak, beheerzaken en bewaakt de voortgang en afhandeling van hieruit voortvloeiende taken
- Bewaakt de orde en netheid van de algemene ruimtes
ISO taken
- Beoordeelt rapportages van interne audits
- Ziet erop toe dat het GML formulier en Verbeterformulier wordt ingevuld
- Ziet erop toe dat doelen en maatregelen worden bijgehouden
- Monitort planning van audits
- Ziet erop toe dat acties naar aanleiding van interne en externe audits worden bijgehouden
- Informeert collega’s over alle genomen besluiten in het kader van ISO
- Draagt zorg voor communicatie met derden binnen en buiten de organisatie
- Houdt geplande en gevolgde trainingen van alle medewerkers bij
- Assisteert de directie in het opmaken van beleid en het vaststellen van doelen
- Doet de voorbereiding van evaluaties waaronder ook de directiebeoordelingen
Functie-eisen: kennis, opleiding, ervaring
- MBOplus/HBO niveau
- Ervaring met administratieve processen, secretariële ondersteuning, notuleren
- Kennis van directie-processen
- Kennis van ISO-processen
- Representatief zijn
Competenties
- Ordelijk en systematisch kunnen werken
- Kunnen plannen en organiseren
- Flexibel en stressbestendig
- Resultaatgericht
- Probleemoplossend
- Zelfstandig kunnen werken
- Integer en zorgvuldig
Vaardigheden
- Overzien van de organisatieprocessen
- Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal
Bent u geïnteresseerd? Stuur dan uw sollicitatie naar ons via Freelance.